welke documenten heb ik als eerste nodig voor mijn herkomstdossier

Begin met identiteit, structuur en herkomst

Als eerste stap verzamel je drie soorten stukken: wie je bent, hoe je onderneming in elkaar zit en waar het geld vandaan komt. Concreet betekent dit: een geldig identiteitsbewijs, een actueel uittreksel uit het handelsregister, en documenten die laten zien wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn — de personen die de onderneming echt bezitten of controleren. Daarnaast helpt het om vast te leggen waar het vermogen van de onderneming vandaan komt, bijvoorbeeld met jaarrekeningen of een korte eigen verklaring.

Deze basis vraagt bijna elke bank, notaris of betaaldienstverlener. Heb je een structuur die verder gaat dan één BV, dan komt daar al snel de vraag bij hoe die structuur eruitziet over de volle keten. Voor wie met meerdere landen werkt, is het handig om meteen te kijken hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt, zodat je niet steeds opnieuw dezelfde stukken moet zoeken. Is je handelsregisteruittreksel niet meer van recente datum, dan is het slim om te lezen wat je moet doen als je kvk-uittreksel verlopen is, voordat je het dossier compleet inlevert.

Twijfel je welk document precies genoeg is, en welk niet? Dat overzicht staat los van deze pagina, in het stuk over welke documenten je moet verzamelen voor je kyc-dossier. Deze pagina gaat over de volgorde: wat eerst, wat kan later. Identiteit en structuur vormen de kern; alles daarna — zoals herbevestigingen of aanvullende verklaringen — bouwt daarop verder.

Waar dit uit volgt: cliëntenonderzoek en UBO-definitie

Deze indeling komt niet uit het niets. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht instellingen zoals banken tot een cliëntenonderzoek, waarbij ze de identiteit van de klant en de uiteindelijk belanghebbenden moeten vaststellen. De definitie van "uiteindelijk belanghebbende" komt oorspronkelijk uit de Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2015/849), waar de Wwft op is gebaseerd. Deze regels leggen niet aan de ondernemer zelf een verplichting op om een dossier te maken, maar ze verklaren wel waarom instellingen steeds naar dezelfde drie soorten stukken vragen: identiteit, structuur en de personen die daarachter zitten.