mijn kvk uittreksel is verlopen wat moet ik nu doen

Nieuw uittreksel aanvragen, oud niet meer bruikbaar

Vervang het uittreksel gewoon door een nieuw exemplaar uit het Handelsregister; er is geen procedure nodig om het "oude" ongeldig te laten verklaren, het is simpelweg te oud voor het doel waarvoor de instelling het opvraagt. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) willen een actuele foto van de onderneming: bestuurders, vestigingsadres, en sinds de invoering van het UBO-register ook de bij de Kamer van Koophandel geregistreerde uiteindelijk belanghebbenden. Een uittreksel van een half jaar of ouder geeft die zekerheid niet meer, en wordt daarom vaak niet meer geaccepteerd — ook al is de onderneming zelf niet veranderd.

In de praktijk is dit meestal het moment om meteen te checken of de rest van het dossier ook nog klopt. Is er iets gewijzigd in het bestuur of de aandeelhoudersstructuur sinds het vorige uittreksel? Dan hoort dat ook verwerkt te worden, bijvoorbeeld in hoe je een structuurwijziging uit het verleden aangeeft. En als de bank naast het uittreksel ook de statuten opvraagt, is het handig om in één keer te controleren welke versie daarvan geldig is — zie welk uittreksel en welke statuten je moet aanleveren. Zo voorkom je dat je dossier over twee maanden weer op een ander punt is verlopen.

Waar de geldigheidstermijn vandaan komt

De Handelsregisterwet 2007 verplicht ondernemingen om wijzigingen in bestuur, vestiging en UBO's door te geven aan het Handelsregister, en regelt dat die gegevens openbaar en actueel raadpleegbaar zijn. Instellingen die onder de Wwft cliëntenonderzoek doen, mogen daarom niet zomaar op een ouder uittreksel vertrouwen: zij moeten redelijkerwijs zeker zijn dat de gegevens nog kloppen op het moment van toetsing. De precieze termijn die een bank hanteert (bijvoorbeeld drie, zes of twaalf maanden) is geen wettelijk vastgelegd getal, maar een eigen beleidskeuze van die instelling binnen haar Wwft-verplichting.