wat moet ik doen als ik gevraagd word gegevens te herbevestigen

Herbevestigen is het periodieke cliëntenonderzoek, geen nieuwe aanvraag

Een verzoek om gegevens te herbevestigen betekent dat de instelling haar lopende cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) actualiseert. De instelling moet niet alleen bij het aangaan van de relatie, maar ook daarna periodiek controleren of haar beeld van de klant nog klopt. U levert dan meestal opnieuw op: wie de UBO's zijn en hun percentages, een actueel uittreksel uit het Handelsregister, en een bevestiging dat de eerder opgegeven structuur nog ongewijzigd is. Nieuw is dit zelden — het gaat om dezelfde gegevens die bij aanvang al zijn opgevraagd, nu met een geldigheidscontrole.

Wat u antwoordt als een stuk ontbreekt, hangt af van wat er precies mist. Een verlopen uittreksel is meestal snel te vervangen via het Handelsregister; een gewijzigde UBO-structuur vraagt eerst een update van het UBO-register voordat u die kunt aanleveren. Heeft u meerdere aanvragers die dezelfde herbevestiging vragen, dan is het niet nodig om steeds vanaf nul te beginnen — voorkom dat u bij elke instelling opnieuw alles moet aanleveren door één actueel dossier als basis te gebruiken. Ook is na te gaan hoe vaak uw gegevens bij de bank precies moeten worden bijgewerkt, zodat een volgend verzoek u niet verrast.

Grond: periodiek onderzoek en actuele Handelsregistergegevens

De verplichting tot herbevestiging volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wwft, dat instellingen niet als eenmalige exercitie maar als doorlopende verplichting moeten uitvoeren. Daarnaast verplicht de Handelsregisterwet 2007 ondernemingen om wijzigingen in bestuur, structuur en UBO's tijdig te laten verwerken in het register — de bron waar aanvragers hun controle op baseren. Een herbevestigingsverzoek is dus feitelijk de instelling die haar wettelijke onderzoeksplicht opnieuw invult met de meest recente registergegevens.