welk document heb ik als eerste nodig voor herkomstdossier

Begin met een actueel uittreksel uit het handelsregister

Het beste startpunt is een recent uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dat document laat in één oogopslag zien wie de bestuurders zijn, hoe de onderneming heet, waar ze zit en soms al iets over de aandeelhouders. Bijna alles wat daarna in een dossier komt — de structuur, de bestuurders, de uiteindelijk belanghebbenden — bouwt hierop verder. Daarom vragen banken, notarissen en betaaldienstverleners er ook meestal als eerste naar.

Heb je zelf al een uittreksel liggen, controleer dan eerst of het niet te oud is: instellingen willen vaak een recent document zien, en een uittreksel van een jaar geleden wordt vaak niet meer geaccepteerd. Is dat het geval, dan lees je bij mijn kvk uittreksel is verlopen wat moet ik nu doen hoe je dat oplost. Heb je meerdere vennootschappen in verschillende landen, dan is het uittreksel van de Nederlandse entiteit maar het beginpunt: voor het geheel kijk je bij hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt. En als je nog moet uitzoeken welke andere stukken er daarna nodig zijn, geeft welke documenten moet ik verzamelen voor mijn kyc dossier daar een overzicht van.

Waarom instellingen met dit document beginnen

Instellingen die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen — zoals banken en notarissen — moeten cliëntenonderzoek doen voordat ze een zakelijke relatie aangaan. Dat onderzoek begint bij het vaststellen van de identiteit van de onderneming en van wie er namens haar optreedt. Een uittreksel uit het handelsregister is daarvoor de meest voor de hand liggende bron, omdat het een officieel en actueel document is over de rechtspersoon zelf. De achterliggende Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2015/849) beschrijft daarnaast dat instellingen ook moeten kunnen vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbende is — maar dat is een stap die logischerwijs volgt nadat de basisgegevens van de onderneming vaststaan.