welke documenten moet ik verzamelen voor mijn kyc dossier

De vaste kern: identiteit, structuur, UBO's en herkomst

Een KYC-dossier bestaat in de kern uit vier onderdelen: identificatie van de onderneming, de eigendoms- en zeggenschapsstructuur, de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) met hun percentages, en een verklaring over de herkomst van het vermogen. Instellingen baseren dit op het cliëntenonderzoek dat zij moeten uitvoeren volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Wat feitelijk gevraagd wordt, verschilt per instelling en risicoprofiel, maar deze vier bouwstenen komen vrijwel altijd terug.

Voor identificatie geldt: een actueel uittreksel uit het Handelsregister, de statuten, en bij ondertekening een tekenbevoegdheidsbewijs. Zie voor de precieze eisen welk uittreksel en welke statuten je moet aanleveren en hoe je aantoont wie mag tekenen. Voor de structuur en de UBO's is een schema nodig dat de keten van eigendom en zeggenschap toont tot aan de natuurlijke persoon — bij een structuur met meerdere landen, een stichting of een trust komen daar aparte aandachtspunten bij. Herkomst van vermogen wordt meestal onderbouwd met jaarrekeningen, koopaktes of een eigen verklaring, afhankelijk van wat de instelling vraagt.

Waarom deze indeling terugkomt: Wwft en UBO-register

Deze indeling volgt direct uit twee wetten. De Wwft verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek, waarbij zij de identiteit van de cliënt en de UBO's moeten vaststellen en de aard van de zakelijke relatie moeten begrijpen — vandaar de nadruk op structuur en herkomst van vermogen. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd, waaronder de basisgegevens in het Handelsregister en het UBO-register; dat is de bron waaruit het uittreksel en de UBO-percentages komen die instellingen opvragen. Zie voor een compleet overzicht van wat een bank precies verwacht welke stukken een bank van je onderneming nodig heeft.