hoe leg ik vast dat mijn holding in het buitenland zit

Een buitenlandse holding bewijs je met een lokaal uittreksel, niet met een verhaal

Een holding in het buitenland leg je vast met een actueel uittreksel uit het lokale handelsregister van dat land, aangevuld met de statuten en, als de bank daarom vraagt, een vertaling. Dat uittreksel toont de rechtsvorm, de bestuurders en meestal ook de aandeelhouders. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme accepteren doorgaans geen eigen verklaring als dat register-uittreksel beschikbaar is — en in de meeste landen is dat het geval. Alleen als het land geen centraal register kent, of het register geen aandeelhoudersinformatie bevat, is een aanvullende eigen verklaring nodig, met daarbij een toelichting waarom het stuk er niet is.

Voor de Nederlandse tak van de structuur geldt een ander spoor: die onderneming staat zelf in het Nederlandse handelsregister, en de UBO's (de uiteindelijk belanghebbenden — de personen die de zeggenschap of het belang hebben) van die Nederlandse entiteit staan in het UBO-register op grond van de Handelsregisterwet 2007. Dat Nederlandse UBO-register zegt niets over de buitenlandse holding zelf; daarvoor blijft het buitenlandse uittreksel de bron. Hoe je de schakel tussen de twee landen in één plaatje zet, staat bij hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt. Twijfel je welk stuk precies telt als bewijs van de structuur, dan helpt dit overzicht van wat als structuurbewijs geldt.

Waar dit uit volgt: Wwft-cliëntenonderzoek en Handelsregisterwet 2007

De verplichting voor de bank om de zeggenschapsstructuur en de UBO's vast te stellen, volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Voor het Nederlandse deel van de structuur is de registratieplicht vastgelegd in de Handelsregisterwet 2007, inclusief het UBO-register. Voor het buitenlandse deel bestaat geen Nederlandse registratieplicht; daar geldt het lokale recht van het land waar de holding is gevestigd, en daarom is het lokale uittreksel daar de aangewezen bron.