moet ik mijn buitenlandse papieren vertalen voor de bank

Vertaling is vaak nodig, maar niet altijd verplicht vanuit de wet

In de meeste gevallen wil de bank een vertaling van documenten die niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Dat is geen keuze van de bank uit willekeur: de bank moet kunnen controleren wie de uiteindelijk belanghebbende is en waar het geld vandaan komt, en dat kan een medewerker niet als het document in een taal staat die niemand op de afdeling leest. Toch bepaalt de wet zelf niet dat elk stuk vertaald moet worden. De wet zegt alleen dat de bank cliëntenonderzoek moet doen en dat dat onderzoek voldoende duidelijk moet zijn. Hoe de bank dat invult — met een vertaling, met een uittreksel in een toegestane taal, of met een eigen inschatting — bepaalt de bank zelf.

Dat betekent in de praktijk: vraag het gewoon aan de bank die het document opvraagt. Sommige banken accepteren een uittreksel uit het handelsregister van een ander land zonder vertaling, zeker als de gegevens (naam, land, nummer) ook zonder vertaling herkenbaar zijn. Andere banken willen een beëdigde vertaling, gemaakt door een vertaler die daarvoor geregistreerd staat. Dat verschilt per instelling en soms per document. Een geboorteakte uit een niet-Latijns schrift ligt anders dan een oprichtingsakte in het Engels. Wie moet aantonen dat een buitenlandse bv echt bestaat, doet er goed aan om zowel het originele document als eventuele vertalingen samen te bewaren, zodat ze niet los van elkaar raken in het dossier.

Waar dit uit volgt: het cliëntenonderzoek in de Wwft

De verplichting om vertalingen te vragen staat niet letterlijk in de wet. Wat er wel staat, is de plicht van de bank om cliëntenonderzoek te doen, vastgelegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die wet verplicht instellingen om de identiteit van de klant en de uiteindelijk belanghebbende vast te stellen en te onderbouwen met documenten. De precieze taaleis daarbinnen is een uitwerking die elke bank voor zichzelf maakt. Bij een dossier dat over meerdere landen loopt, helpt het om vooraf te weten welke documenten nodig zijn — zie welke stukken precies nodig zijn voor een kyc-dossier — en dat samen te leggen met hoe je een bedrijfsstructuur over meerdere landen vastlegt.