moet ik mijn herkomstdossier bijwerken als ik nieuwe inkomsten heb

Nieuwe inkomsten horen meestal in het herkomstdossier

Nieuwe inkomsten zijn vaak precies het soort informatie dat een bank, notaris of betaaldienstverlener wil zien als zij vragen naar de herkomst van vermogen. Als er geld bijkomt uit een nieuwe bron — een nieuwe klant, een verkoop, een investering die uitkeert — dan verandert dat het beeld van waar het vermogen van de onderneming vandaan komt. Dat beeld is precies waar instellingen naar vragen. Het is dus logisch om die nieuwe inkomsten op te nemen in het dossier, zodat het een actuele weergave blijft van de situatie.

Hoe vaak en hoe grondig je dit bijhoudt, hangt af van hoe vaak een instelling erom vraagt en hoe het dossier is ingericht. Sommige documenten in een dossier hebben een geldigheidstermijn of moeten periodiek herbevestigd worden; nieuwe inkomsten zijn geen document met een vervaldatum, maar wel een feit dat het dossier compleet en kloppend houdt. Wil je weten hoe vaak gegevens bij een bank precies bijgewerkt moeten worden, dan lees je dat in hoe vaak moet ik mijn gegevens bij de bank bijwerken. En als een instelling vraagt om een herbevestiging van bestaande gegevens, is het goed om te weten wat dat inhoudt: zie wat moet ik doen als ik gevraagd word gegevens te herbevestigen.

Waar dit uit volgt: het cliëntenonderzoek in de Wwft

De verplichting om herkomst van vermogen inzichtelijk te maken, komt niet van de onderneming zelf, maar van de instelling die het cliëntenonderzoek moet doen. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht banken, notarissen en andere aangewezen instellingen om onderzoek te doen naar hun cliënt, waaronder de herkomst van middelen. Deze verplichting komt voort uit de Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2015/849), die ook de definitie geeft van de uiteindelijk belanghebbende wiens belangen en vermogen in beeld gebracht moeten worden. Omdat het initiatief en de beoordeling bij de instelling liggen, is er geen vaste termijn genoemd waarbinnen een ondernemer nieuwe inkomsten zelf moet doorgeven — wel is het dossier waardevoller als het aansluit bij wat er feitelijk gebeurt in de onderneming. Wie een dossier met meerdere partijen deelt, kan trouwens per aanvrager een andere selectie van stukken meesturen; zie kan ik per bank of notaris een andere selectie van documenten delen.