hoe bewijs ik geldherkomst als de ubo in het buitenland woont

Geldherkomst bewijzen werkt hetzelfde, waar de UBO ook woont

Een UBO in het buitenland verandert niets aan wat er bewezen moet worden: waar het geld vandaan komt en hoe het bij de onderneming terecht is gekomen. De instelling die het vraagt — een bank, notaris of betaaldienstverlener — wil dit altijd zien, of de uiteindelijk belanghebbende (de persoon die de onderneming echt bezit of controleert, meestal via 25% of meer van de aandelen of stemmen) nu in Nederland woont of ergens anders. Wat wél verandert, is welke stukken je makkelijk kunt aanleveren. Een salarisstrook, belastingaangifte of bankverklaring uit het buitenland is voor de instelling minder vertrouwd dan een Nederlands document, simpelweg omdat ze het systeem erachter niet kennen.

In de praktijk vraagt de instelling om extra stukken die de buitenlandse situatie bevestigen: een verklaring van een lokale accountant, een uittreksel uit een buitenlands handelsregister, of een notariële akte uit het land van de UBO, soms met een vertaling of een legalisatie erbij. Hoeveel en welke stukken precies nodig zijn, bepaalt de instelling zelf — daar gaan wij niet over. Wat helpt, is dat alle documenten bij elkaar staan in één overzicht, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te zoeken welk bewijs waar ligt. Dat overzicht is precies waar KYCVault een dossier voor bouwt: de stukken op één plek, met een datum erbij die laat zien hoe actueel ze zijn.

Let ook op de rest van de structuur: als er tussen de UBO en de onderneming meerdere bv's zitten, telt de instelling het belang vaak per laag. Bekijk in dat geval ook hoe je de UBO vindt als er meerdere bv's tussen zitten, of, bij aandelen verspreid over verschillende entiteiten, hoe je het belang uitrekent via stapeling.

Waar dit uit volgt: cliëntenonderzoek in de Wwft

De verplichting om herkomst van geld te onderzoeken, komt uit het cliëntenonderzoek in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Deze wet verplicht instellingen zoals banken en notarissen om de identiteit en achtergrond van hun cliënt en de UBO vast te stellen, ongeacht waar die UBO woont. De Wwft is de Nederlandse uitwerking van de Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn 2015/849), die ook de definitie van uiteindelijk belanghebbende vastlegt. Die Europese basis verklaart waarom instellingen in verschillende EU-landen vergelijkbare vragen stellen, ook als de UBO buiten Nederland woont.