hoe stel ik een dossier samen over waar mijn geld vandaan komt

Een herkomstdossier opbouw je in lagen, niet in één keer

Een herkomstdossier laat zien waar het geld voor jouw onderneming vandaan komt: uit winst, uit een lening, uit een verkoop, uit een erfenis, of uit iets anders. Je bouwt het stap voor stap op. Begin bij de bron zelf: waar komt het geld precies vandaan, en wanneer is dat gebeurd. Zoek daar het bewijsstuk bij dat dit laat zien, zoals een verkoopakte, een jaarrekening, een leningsovereenkomst of een bankafschrift. Leg daarna de route vast: hoe is het geld van die bron naar jouw onderneming gegaan. Ging het via een andere rechtspersoon, dan hoort daar ook een beeld van de bedrijfsstructuur die over meerdere landen loopt bij, zodat een bank de hele weg kan volgen.

Heb je niet voor elke stap een officieel document, dan is dat niet meteen een probleem. Een eigen verklaring waarin je zelf beschrijft wat er is gebeurd, telt ook mee als onderdeel van het dossier — al is het slimmer om te weten wat de waarde van een eigen verklaring precies is voordat je die als enige bewijs gebruikt. Werk je met een accountant of adviseur, dan is het handig om vooraf af te spreken wie welk stuk aanlevert; daarover lees je meer bij de vraag of je een dossier zelf opstelt of via een adviseur laat lopen. Een goed dossier bouw je op volgorde: bron, route, bewijs, en pas daarna de samenvatting die je met een aanvrager deelt.

Waar dit uit volgt: het cliëntenonderzoek in de Wwft

De verplichting om herkomst van geld te kunnen laten zien, komt niet uit een keuze van de klant zelf maar uit het cliëntenonderzoek dat banken en andere instellingen moeten uitvoeren. Dat onderzoek staat beschreven in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), die op haar beurt voortkomt uit de Europese antiwitwasrichtlijn 2015/849. Die richtlijn schrijft voor dat instellingen moeten nagaan wie de uiteindelijk belanghebbende is van een onderneming en waar het vermogen vandaan komt, voordat zij een dienst mogen verlenen. Een herkomstdossier is dus geen extra stap die de klant zelf verzint, maar een manier om klaar te staan voor een vraag die de wet de bank verplicht te stellen.