hoe leg ik alle bestuurders van mijn bedrijf vast met data

Bestuurderslijst met historie: register plus eigen overzicht

Vastleggen wie bestuurder is en sinds wanneer doe je met twee lagen: het historisch uittreksel van de Kamer van Koophandel als officiële bron, en een eigen bestuurderslijst als werkdocument voor de instelling die vraagt. Het handelsregister toont van elke bestuurder de ingangsdatum van de functie en, als dat aan de orde is, de einddatum. Een gewoon uittreksel laat alleen de actuele situatie zien; voor de geschiedenis heb je het historisch uittreksel nodig, met alle mutaties op een rij.

Voor de eigen lijst noteer je per bestuurder: naam, functie (bestuurder, gevolmachtigde, commissaris), begindatum, einddatum indien van toepassing, en nationaliteit. Bij bestuurders die ook aandeelhouder zijn, of bij een bestuurder die namens een andere rechtspersoon optreedt, leg je die relatie apart vast — dat raakt aan hoe je aantoont wie namens je bedrijf mag tekenen. Zit er een bestuurswisseling in het verleden die niet direct uit het uittreksel te herleiden is — bijvoorbeeld een interim-bestuurder die maar drie maanden stond ingeschreven — dan is het verstandig die met een korte toelichting te ondersteunen, zoals ook bij oudere structuurwijzigingen geldt. Bij bestuurders uit verschillende landen komt daar nog de vraag bij hoe je hun identiteitsdocumenten en eventuele lokale uittreksels naast elkaar legt, zie meerdere bestuurders uit verschillende landen.

Grondslag: Handelsregisterwet en het cliëntenonderzoek

De verplichting om bestuurders met hun in- en uittredingsdatum te registreren volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die bepaalt welke gegevens van een onderneming worden vastgelegd, waaronder de bestuurders van een rechtspersoon. Dat instellingen deze gegevens bij het cliëntenonderzoek opvragen — vaak met een historisch uittreksel als bewijsstuk — volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die instellingen verplicht de zeggenschapsstructuur van een cliënt te onderzoeken en te onderbouwen met documentatie.