in welke volgorde moet ik mijn documenten over mijn geld verzamelen

Begin bij uw structuur, dan pas bij de details

De beste volgorde is: eerst het grote plaatje, dan de kleine bewijzen. Begin met een overzicht van uw bedrijfsstructuur — wie is eigenaar, welke bv's of stichtingen horen erbij, en wie heeft de uiteindelijke controle. Pas daarna verzamelt u de losse documenten die dat overzicht onderbouwen: uittreksels, identiteitsbewijzen en verklaringen over waar het geld vandaan komt. Instellingen zoals banken en notarissen willen namelijk eerst het geheel zien, en daarna de bewijzen per onderdeel.

Concreet betekent dit: teken of beschrijf eerst hoe uw onderneming in elkaar zit, zeker als er meerdere landen bij betrokken zijn. Daarvoor kunt u kijken naar hoe u een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt. Zodra dat plaatje klopt, gaat u per onderdeel de stukken zoeken: een KvK-uittreksel voor de Nederlandse bv, een buitenlands register-uittreksel voor de dochter in het buitenland, en documenten die aantonen wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn — de mensen die uiteindelijk profiteren van de onderneming. Werk dus van boven naar onder: eerst de structuur, dan de bestuurders, dan het eigendom, en pas als laatste de herkomst van het vermogen. Wie eerst losse documenten verzamelt zonder het geheel in beeld te hebben, loopt het risico dat er stukken ontbreken of dat de aanvrager om aanvulling vraagt. Een overzicht van wat voor bewijs precies telt, vindt u bij welke documenten nodig zijn voor een kyc-dossier.

Waarom instellingen deze volgorde verwachten

Deze volgorde volgt direct uit de manier waarop het cliëntenonderzoek is opgebouwd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Instellingen moeten vaststellen wie de klant is, hoe de structuur eruitziet en wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn — pas daarna volgen de onderliggende bewijsstukken. De Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2015/849), waarop de Wwft is gebaseerd, geeft de definitie van uiteindelijk belanghebbende die aan deze volgorde ten grondslag ligt.