wat moet ik doen als de ubo van mijn bedrijf is veranderd

Twee registraties bijwerken, geen keuze

Een wijziging van UBO moet u binnen de wettelijke termijn doorgeven aan het Handelsregister, en daarnaast moet uw eigen dossier bij de instellingen die u als klant kennen kloppen. Dat zijn twee aparte dingen. De opgave aan het Handelsregister is de wettelijke plicht uit de Handelsregisterwet 2007; de bijwerking bij uw bank of andere instelling volgt uit hun verplichting tot voortdurend cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Beide gaan over hetzelfde feit, maar lopen via een andere route en met een andere ontvanger.

Wat er precies wijzigt, bepaalt welk bewijs u nodig heeft. Bij een nieuwe UBO door aandelenoverdracht is het vaak dezelfde onderliggende gebeurtenis als bij een wijziging in de aandelenverhouding: de UBO-opgave volgt dan automatisch uit de nieuwe cap table. Bij een wijziging in zeggenschap zonder aandelentransactie — een nieuwe statutair bestuurder met doorslaggevende stem, of een aangepaste stemovereenkomst — moet u opnieuw nagaan of de percentages nog klimmen volgens de criteria voor uiteindelijk belanghebbende. Instellingen vragen doorgaans om een recent uittreksel uit het Handelsregister als bewijs dat de nieuwe opgave is verwerkt, plus een toelichting als het uittreksel de achterliggende reden niet laat zien — bijvoorbeeld een trustakte of aandeelhoudersregister bij een onderhandse overdracht.

Grondslag: Handelsregisterwet 2007 en het cliëntenonderzoek in de Wwft

De verplichting om UBO-gegevens actueel te houden in het Handelsregister volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die het UBO-register regelt als onderdeel van de bij elke onderneming vastgelegde gegevens. Los daarvan verplicht de Wwft instellingen om hun cliëntenonderzoek niet eenmalig te doen, maar doorlopend te toetsen — vandaar dat een bank of notaris na een wijziging opnieuw om stukken kan vragen, ook als u zelf niets heeft gemeld. Voor de vraag of de nieuwe situatie überhaupt tot een andere UBO leidt, is het onderliggende toetsingskader ongewijzigd: dezelfde percentages en zeggenschapscriteria die golden bij de eerste opgave.