hoe houd ik mijn dossier over geldherkomst up to date

Actueel houden betekent: vervaldata bewaken en tijdig vervangen

Uw herkomstdossier blijft actueel als u drie dingen bijhoudt: de geldigheid van uw documenten, de juistheid van uw structuurgegevens, en de momenten waarop een bank of notaris om een herbevestiging vraagt. Een herkomstdossier is de verzameling stukken waarmee u laat zien waar het vermogen van uw onderneming vandaan komt: jaarrekeningen, koopaktes, uittreksels uit het handelsregister, verklaringen over de bron van kapitaal. Zolang die stukken kloppen en niet verlopen zijn, is uw dossier in orde.

In de praktijk komt dit neer op twee gewoontes. Ten eerste: vervang een document zodra het een houdbaarheidsdatum nadert, bijvoorbeeld een uittreksel dat maar een paar maanden geldig wordt geacht door de partij die het opvraagt. Ten tweede: reageer op verzoeken om te herbevestigen dat gegevens nog kloppen, ook als er zelf niets is veranderd. kycvault.eu zet klokken op documenten en herbevestigingstermijnen, zodat u niet zelf hoeft te onthouden wanneer iets verloopt. Hoe vaak zo'n herbevestiging precies gevraagd wordt, verschilt per instelling en per risico-inschatting die zij zelf maken; meer daarover leest u bij hoe vaak moet ik mijn gegevens bij de bank bijwerken. Als een bank specifiek vraagt om iets te herbevestigen, kunt u lezen wat moet ik doen als ik gevraagd word gegevens te herbevestigen.

Waar de verplichting tot actuele gegevens vandaan komt

De verplichting om gegevens actueel te houden ligt niet bij u als ondernemer op zichzelf, maar volgt uit het cliëntenonderzoek dat banken en andere instellingen moeten uitvoeren op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die wet verplicht instellingen om de identiteit en de zeggenschapsstructuur van een klant vast te stellen en die informatie actueel te houden, ook na het eerste contact. De Europese antiwitwasrichtlijn waaruit de Wwft voortkomt, bevat de onderliggende definitie van uiteindelijk belanghebbende en de gedachte dat cliëntenonderzoek een doorlopend proces is, geen eenmalige check. Omdat de instelling dit moet kunnen aantonen, vraagt zij u periodiek om bevestiging of bijwerking van uw gegevens.